Product Case VitaFlow
Product Management | UX & UI Design
VitaFlow ist ein Customer Relationship Management Tool (CMS), speziell entwickelt für die Bedürfnisse von Health Professionals die sich auf Coachings zur Gewichtsreduktion fokussieren. Dieses Projekt ist während meiner Teilnahme am Digitale Leute School Product Management Bootcamp entstanden und umfasst folgende Inhalte: Product Strategy & Discovery, Product Design & User Experience Design, Product Delivery & Stakeholder Management und Product Analytics & Testing.
Zeitraum
01/2026 - 03/2026
Kontext
Digitale Leute School
Product Management Bootcamp
Das Problem
Etwa jeder fünfte Erwachsene ist adipös. Tendenz steigend. Die Gründe dafür sind sehr individuell und umfassen eine Vielzahl an Faktoren die beleuchtet werden müssen. Betroffene suchen allumfassende und wirksame Therapiemöglichkeiten und wenden sich in ihrer Situation an professionelle Therapeuten, Ernährungsberater oder Life-Coaches.
Die Erhebung und Dokumentation aller Gesundheitsdaten, die für eine erfolgreiche Behandlung der Clienten notwendig ist, gestaltet sich jedoch schwierig. Dokumentiert werden vor allem Gewichts-, Vital-, Ernährungs-, Bewegungs- und Gewohnheitsdaten, welche in regelmäßigen Abständen analysiert werden müssen, um den Fortschritt des Clienten überwachen und Hilfestellungen geben zu können.
Ein passendes CRM speziell für die Bedürfnisse von Health Professionals existiert nicht und die Nutzung von Alternativen CRM`s erschweren den Alltag der Coaches enorm.
Plattform
Customer Relationship Management SaaS
Team
Solo-Projekt
Die Zielgruppe
Health Professionals mit Fokus auf Gewichtsreduktions-Coachings arbeiten täglich mit einer erheblichen Masse an personenbezogenen Gesundheitsdaten. Zum einen gelangen diese Daten über viele verschiedene Kanäle zum Coach und zum anderen erschwert dies die vollständige Dokumentation der Daten auf Grund von umständlichen Workflows im Alltag. Dies führt zu Unmut, Überforderung und mangelnder Aussagekraft gegenüber Clienten und führt dazu, dass die Coaches sich weniger auf den Fortschritt fokussieren können.
Nach eigenen Angaben können Coaches nur dann gute Entscheidungen treffen, wenn sie über 100% der erhobenen Daten verfügen und diese zur schnelleren Auswertung visuell übersichtlich dargestellt werden. Eine erfolgreiche Therapie kann also nur dann stattfinden, wenn Datensätze ausreichend gepflegt und aufbereitet sind.
Was sagen die Coaches?!
Die Nutzung von mehreren Tools führt zu erheblichem Mehraufwand und mangelnder Übersicht.
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Die händische Auswertung aller gesammelter Daten - insbesondere die der Ernährungsprotokolle - zur Vorbereitung auf ein Coaching nimmt zu viel Zeit in Anspruch.
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Eine schlechte Aufbereitung von Daten führt zu langsameren und umständlicheren Arbeitsschritten.
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Wichtige Funktionen in anderen CRM, die den Arbeitsablauf erleichtern würden, können nur durch ein kostenpflichtiges Upgrade erlangt werden.
"Maßgeschneiderte" Lösungen sind kostenintensiv.
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Die Vision von VitaFlow
Die Dokumentationsqualität und -verfügbarkeit ist so hoch, dass Coaches jederzeit fundierte Entscheidungen über den Gesundheits- und Fortschrittsstatus ihrer Klienten treffen können.
Die Mission von VitaFlow
Wir glauben, dass Abnehmerfolg durch menschliches Coaching entsteht. Deshalb schaffen wir eine Infrastruktur, die die Dokumentation von Gesundheitsdaten so einfach macht, dass sich Experten wieder voll auf den Menschen konzentrieren können.
Was benötigen Coaches um ihren Job erfolgreich machen zu können?
Coaches benötigen eine naht- und lückenlose Dokumentation des Fortschritts des Clienten um ein gutes Coaching mit Hilfe des Tools vorbereiten zu können.
Die genaue Analyse aller zur Verfügung stehenden Daten beeinflusst den Erfolg des Clienten und ist obligatorisch.
Eine gute Kommunikation und geschaffenes Vertrauen sind die Basis eines erfolgreichen Coachings.
Coaches wünschen sich, dass alle Mitarbeiter jederzeit aussagekräftig im Bezug auf Besprochenes gegenüber dem Clienten sind.
Das Minimum Viable Product (MVP)
Wie verändert VitaFlow den Workflow von Coaches nachhaltig?
Alles an einem Ort
Jegliche Daten die erhoben wurden befinden sich digitalisiert an einem Ort. Kein mühevolles Suchen, kein durchforsten von mehreren Tools - alles was der Coach wissen muss befindet sich in VitaFlow.
Weniger Zeitaufwand
Dank der anschaulichen Darstellung von Daten, innerhalb VitaFlow, fallen Analysen und Entscheidungen leicht. Aufwendiges Zusammensuchen unf interpretieren gehört der Vergangenheit an.
Effektivere Coachings
Coaches nutzen VitaFlow als unterstützendes Tool und können mühelos jederzeit aus allen gesammelten Daten konkrete Hilfestellungen für ihre Clienten treffen. Dies führt insgesamt zu erfolgreicheren Coachings.
Roadmap und weitere Features
Die Roadmap orientiert sich an Lean-Prinzipien und ist gezielt auf die Arbeitsweise eines schlanken, interdisziplinären Produktteams ausgelegt, das von einem Product Manager gesteuert wird. Durch die enge Zusammenarbeit mit UX/UI-Design und Entwicklung entsteht ein iterativer, lernorientierter Arbeitsmodus.
Im Mittelpunkt steht nicht der schnelle Launch, sondern ein strukturierter Build-Measure-Learn-Prozess: Zuerst werden belastbare Ergebnisse geschaffen - wie validierte Features, echtes Nutzerfeedback und erste Umsätze - bevor Skalierungsentscheidungen getroffen werden. Klare Exit-Kriterien pro Phase stellen sicher, dass Annahmen datenbasiert überprüft werden und Investitionen schrittweise und risikoarm erfolgen.
Aufbau-Phase
Monat 1-4
In den ersten beiden Monaten konzentriere ich mich darauf, das CRM für erste Kunden nutzbar zu machen und nutze die Zeit das Team bei Ihrer Zusammenarbeit zu beobachten. Was läuft gut, was kann verbessert werden und wie schnell können Aufgaben wirklich abgearbeitet werden.
Features:
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Login-Screen
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Kundenübersicht
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Mitarbeiterverwaltung
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Einstellungen
Anschließend können erste Tests durchgeführt werden um zu evaluieren ob die Basisfunktionen ihren Zweck erfüllen und wirklich einen Mehrwert im Coaching-Alltag bieten.
Risiken und Herausforderungen
Das größte Risiko in meinem Augen ist, dass Health Professionals nicht bereit sind für eine individuelle CRM Lösung zu bezahlen die ihren Alltag abbildet und stattdessen lieber generische CRM wie z.B. HubSpot nutzen.
Eine große Hürde die ich sehe ist die Bereitschaft der Zielgruppe auf ein neues CRM zu wechseln und ihre bestehenden Systeme neu aufzusetzen, sich an neue Prozesse gewöhnen zu müssen. Daher ist es umso wichtiger die Zielgruppe von den Vorteilen von VitaFlow zu überzeugen und ihnen zu versichern, dass die Nutzung von VitaFlow unkompliziert ist und ihnen einen wirklichen Mehrwert bietet.
Learnings
Ich bin davon überzeugt, dass Nutzerzentrierung im Product Management der Schlüssel zu Produkten ist die wirklich einen Mehrwert haben. In meiner Discovery habe ich mit Coaches gesprochen und die Frustration über die bisherigen Workflows, das Arbeiten mit mehreren Tools statt einem und der Masse an Daten die dokumentiert und ausgewertet werden muss war sofort spürbar.
Dies war ein essenzieller Teil meiner Entwicklung im Projekt der mir wichtige Insights aufgezeigt hat und die Paint Points die ich vermutet hatte nur noch bestätigt hat.